上司のサポートをする秘書
秘書は社長や役員、医師、政治家など仕事が多忙な人たちの庶務を管理して処理をしていく仕事です。
これらの仕事をしている人はとても忙しくやるべきこともたくさんあるので、秘書がサポート役としてこなせる仕事をこなしていきます。
外部からの来客に対応したり出張手配をしたり、接待先の手配をしたりなどといったことが主な仕事です。
★お仕事情報サイト： http://careergarden.jp/hisho/work/
秘書はスケジュール管理や外部に連絡をすることなど、いろいろな仕事を担っています。
業種ごとに特徴的な仕事もあり、その業種についての知識も必要です。
文書や資料の作成や情報収集、メールのやり取りなどもあるためパソコンは使いこなせる必要があります。
取引や接待に帯同することもあるのでビジネスマナーも必須です。
新卒で秘書になることはほとんどない
秘書は特に資格が無くてもなることができます。
ただ、仕事の内容として難しいものであるために新卒ですぐに始められることは少ないです。
秘書課に配属されたとしてもはじめのうちは先輩秘書のサポートをしていきます。
多くの企業ではほかの部署での経験を積んでから秘書課に異動となることがほとんどです。
仕事の中で秘書への適性があると判断された人が秘書になっていきます。
すぐに秘書として働ける人が欲しいという場合には派遣社員を利用するという会社も多いです。
秘書になるための勉強や資格
秘書になるにあたって、最初から秘書として採用されることはないものの秘書としてのスキルを身につけていると後々秘書課に異動できる可能性は高いです。
また、秘書として働けなくても秘書になるための勉強はビジネス面で大きく役立ちます。
そのため最近では就職活動中に秘書関連の勉強をしているという人も多いです。
秘書になるための勉強としては資格取得のための勉強をする人も多いですが、最近では大学や専門学校で秘書になるためのスキルを学べる授業を設けているところもあります。
授業で学んで必要単位を取得すると「秘書士」や「上級秘書士」といた称号が取得可能です。
秘書の資格としては秘書検定が最も知られています。
１級から３級まであり秘書として必要な資質や一般常識、マナー、接遇といったものが試験内容です。
学生で試験に挑戦している人も多いですし、中には実際に秘書として働いている人が資格取得しているケースもあります。
試験も３級や２級は決して難しくなく合格率も50パーセント以上です。
書店で売られている秘書検定の参考書を購入して勉強すれば対応できます。
ほかの人と差別化を図るために秘書検定以外の資格に挑戦する人も多いです。
ビジネスマナー検定や語学系の資格は持っていると役立ちます。
それ以外にも働いている分野に応じた資格を持っていると優遇されることが多いです。
